客户跟进表模板
可复制的外贸客户跟进表：关键字段、客户阶段选项、七步使用流程和一条从待研究推进到已报价的示例记录。
线索来源变多后，需要避免客户断联、重复报价和跟进节奏混乱。
30 个客户开发测试表
先填 30 个高匹配客户，发信后记录状态和下一步动作，再决定是否扩大名单。
填客户信息 → 写首封标题 → 发信后改状态 → 补下一步动作 → 一周后看回复率和客户类型。
公司、国家、客户类型、官网、匹配理由
联系人、邮箱、产品线、首封标题、发送日期
打开、回复、客户问题、报价需求、目标数量
优先级、第二封、样品、报价状态、下一步动作
| 序号 | 客户公司 | 国家/地区 | 客户类型 | 官网 | 联系人 | 职位 | 邮箱 | 匹配理由 | 产品线 | 首封标题 | 发送日期 | 是否打开 | 是否回复 | 回复内容 | 客户问题 | 报价需求 | 目标数量 | 目标价格 | 交期要求 | 认证要求 | 付款方式 | 物流方式 | 决策人 | 跟进优先级 | 第二封主题 | 第二封日期 | 样品意向 | 报价状态 | 成交可能性 | 下一步动作 | 状态 |
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什么时候该用这张表
展会回来一堆名片：先录入公司、展位聊过什么、客户产品线，标记来源为展会，再决定谁先跟。
海关数据筛出的进口商：把匹配理由和进口信号写进备注，通过验证的公司才推进到首次联系。
LinkedIn 和 Google 找到的公司：官网和职位核对后录入，来源分别标 LinkedIn 或搜索，方便后期比较渠道质量。
开发信发出后：记录发送日期、标题版本、是否回复和客户问题，跟进节奏靠表格提醒，不靠记忆。
报价后客户没回复：按下次跟进日期集中处理，第二次跟进带新信息（交期、包装或替代方案），不要只问 any update。
样品寄出以后：记录快递单号、签收时间和测试反馈节点，样品阶段丢单最可惜，多数是没人追结果。
老客户复购提醒：把上次成交的数量和周期写进备注，按采购周期提前 1-2 个月安排唤醒动作。
怎么用这张表（七步）
第一步录入：先不要把所有客户都倒进去，只选 30 个最匹配的客户作为第一轮样本；批量导入的名单先放候选页。
第二步去重：按官网域名和公司主体去重，同一家公司多个联系人合并到一行或标注主联系人，避免重复开发。
第三步标来源：每一行必须写清来源（展会 / 海关数据 / LinkedIn / 搜索 / 开发信 / 转介绍），后面复盘全靠它。
第四步设阶段：按当前进展设置客户阶段，新录入的默认从待研究或待首次联系开始，不要凭感觉直接标成谈判中。
第五步排动作：每个客户都要有下一步动作和日期，写“3 月 8 日补 35mm 铰链参数”，不要写“持续跟进”。
第六步周复盘：每周固定时间筛出下次跟进日期已过期的客户集中处理，并统计各来源的回复率和报价率。
第七步归档：连续两轮无回复的改为暂停跟进并写唤醒条件；确认无效的写清原因后归档，不要直接删行。
推荐字段
Company | Country / Market | Website | Source | Contact Name | Position | Email | LinkedIn | WhatsApp / Phone
Customer Type | Product Interest | Estimated Quantity | Target Price | Trade Term | Destination
Status | Last Contact Date | Next Follow-up Date | Next Action | Quote Status | Quoted Amount | Sample Status | Owner | Notes
字段说明：Source 用固定枚举不要自由填写；Quote Status 记录报价版本和有效期；Sample Status 记录寄样、签收和测试反馈；Owner 明确负责人，多人团队避免重复触达。
状态选项
Research: 已收集但还没验证匹配度，先补官网、产品线和联系人再决定是否联系
New Lead: 已验证匹配、待首次联系
Contacted: 已发送首封邮件或消息
Replied: 客户已回复，需要判断需求
Quoted: 已发送报价，等待反馈
Sampling: 样品沟通中
Negotiation: 价格、交期或条款谈判中
Won: 已成交
Lost: 暂不合作或无效客户
Dormant: 长期未回复，低频唤醒
状态更新规则
状态只记录客户当前所处阶段，不要把备注写进状态字段。
客户回复后必须从 Contacted 改为 Replied，并补客户问题、需求等级和下一步动作。
报价发送后改为 Quoted，同时填写报价金额、贸易条款、有效期和预计跟进日期。
超过两轮无回复不要直接删掉，先改为 Dormant，并写清唤醒条件。
跟进规则
每次联系后必须写下一步动作，而不是只写“已跟进”。
报价后 2-3 个工作日内做第一次跟进，补充交期、包装或替代方案。
客户没有预算或不是负责人时，记录原因，避免下次重复开发。
每周筛出 Next Follow-up Date 已过期的客户，集中处理。
示例：一条记录从待研究推进到已报价
3 月 4 日 Research：从海关数据看到一家德国柜体五金进口商，官网确认有软关闭铰链产品线，最近 12 个月持续进口。匹配理由写“产品线重合 + 采购稳定”，来源标海关数据。
3 月 5 日 New Lead → Contacted：在 LinkedIn 找到采购经理并用工具验证邮箱，发出首封开发信，标题围绕对方产品线写。Next Follow-up Date 填 3 月 10 日。
3 月 8 日 Replied：客户回复询问 35mm 缓冲铰链的 MOQ 和交期。把客户问题原文记进 Notes，当天回复参数和包装选项，下一步动作写“3 月 10 日确认是否需要报价”。
3 月 10 日 Quoted：发出 FOB 报价 v1（5,000 pcs，有效期 15 天）。Quote Status 填 v1 sent / valid until 3-25，Quoted Amount 填金额，Next Action 写“3 月 13 日跟进，附替代包装方案”。
如果 3 月 13 日和 3 月 18 日两轮跟进都无回复：不删记录，状态改 Dormant，唤醒条件写“对方采购旺季前 2 个月再触达”。这条记录的每一步都能回溯，是表格比脑子可靠的原因。
先用表格，什么时候换 CRM
一人或两三人的小团队先用表格：字段和阶段跑稳前买 CRM，大概率变成没人维护的通讯录。
出现这几个信号再考虑迁移 CRM：活跃客户超过几百个、多人同时跟进需要分配和查重、需要自动提醒和漏斗统计、邮件和报价记录散在多个工具里。
迁移时直接沿用这张表的字段和阶段定义，先迁必填字段，试运行两周再加自动化。
安全边界：公开共享的表格不要存付款凭证、证件照片、银行账号等敏感信息；对外分享用只读链接，并定期检查共享范围。
周复盘字段
Source Quality: 本周每个线索来源的新增数、回复数、报价数和有效商机数。
Response Reason: 客户回复的主要原因，例如价格、交期、样品、认证、替代供应商。
Blocked Reason: 卡住的原因，例如缺参数、缺图片、价格未确认、样品费未确认。
Next Week Focus: 下周继续扩大的客户类型、暂停的来源和要改的开发信角度。
丢单和无效原因
Not a Fit: 品类、规格、认证、市场或采购渠道不匹配。
Price Gap: 价格差距过大，要记录客户目标价和差距原因。
Timing: 当前没有采购计划，记录可能重启的月份或旺季。
No Decision Maker: 联系人不是负责人，下一步应找采购、产品或老板。
Invalid Contact: 邮箱退信、电话错误、公司不存在或疑似货代。
Competitor Chosen: 客户已选择其他供应商，记录原因是价格、交期、信任、付款还是本地服务。