报价成交12 分钟更新于 2026-07-27

外贸报价单模板怎么做：Quotation Sheet 字段、FOB/CIF/DDP 与邮件话术

一份适合外贸小团队直接改造的报价单模板指南，讲清英文 quotation sheet 字段、FOB/CIF/DDP 报价写法、报价邮件话术、发送前检查清单和常见错误。

报价成交一图看懂执行路线

1先把英文 quotation sheet 的基础字段固定

2把 FOB/CIF/DDP 条件写到价格旁边

3用数量阶梯解释价格差异

4交期要拆成样品、生产和运输

先解决什么问题

外贸报价单不是把产品单价贴进邮件就结束，而是要让客户一眼看懂这份 quotation sheet 对应什么产品、什么数量、什么贸易术语、价格包含到哪里、付款后多久能交货。很多报价有曝光、有询盘却没有回复，问题往往不在价格绝对高低，而是客户看不懂：FOB 还是 CIF，是否含包装，DDP 是否含税，MOQ 和有效期是什么，下一步要不要确认 PI。报价单越像一份可转发给老板、采购、财务和货代的决策文件，客户推进内部审批的成本就越低。

执行步骤

先把英文 quotation sheet 的基础字段固定

报价单抬头至少要包含 supplier、buyer、quotation no.、quotation date、valid until、contact person、payment term 和 delivery term。产品行里固定 product photo、item no.、description、material、size、packing、MOQ、quantity、unit price、amount 和 remarks。不要每次只在邮件正文里临时写价格，客户转发后信息容易丢。

把 FOB/CIF/DDP 条件写到价格旁边

同一个 USD 2.35/pc，如果是 EXW、FOB Ningbo、CIF Los Angeles 或 DDP customer warehouse，客户承担的费用完全不同。建议在价格列或备注里写成“USD 2.35/pc, FOB Ningbo, based on 5,000 pcs”，DDP 报价还要写明是否包含 duty、tax、customs clearance 和 local delivery。

用数量阶梯解释价格差异

客户问“best price”时，不要只回一个最低价。可以列 1,000 pcs、3,000 pcs、5,000 pcs 三档数量，把 MOQ、单价、包装和交期放在同一张表里。这样客户能看到价格下降来自数量、包装或物流分摊，而不是觉得你随口让价。

交期要拆成样品、生产和运输

不要只写“30 days”。更稳妥的写法是 sample lead time 5-7 days, mass production 25 days after deposit and artwork approval, shipping time depends on destination port。这样客户能判断是否赶得上销售季，也能减少后续围绕交期的争议。

报价邮件只做摘要和下一步动作

邮件正文不要重复整张报价单。先用两三句话说明报价条件、有效期和推荐方案，再告诉客户下一步是确认数量、确认样品还是安排 Proforma Invoice。报价单负责承载细节，邮件负责让客户愿意打开和回复。

把可选项和风险项单独列出来

Logo、定制包装、认证、样品费、加急费、额外配件、目的港费用和银行手续费不要混进基础报价。可选项单独列，客户更容易比较；风险项提前写清，后续加价时不会显得临时变卦。

注意事项

报价有效期不要写太长，原材料、汇率和运费波动明显时可以用 7 到 15 天。
样品报价和大货报价要分开，样品往往包含人工、快递、小批量生产和打样损耗。
如果客户只问 price list，也要主动补 MOQ、lead time、payment term 和 trade term，否则后面还会来回确认。
报价单最好使用 PDF 发出，避免客户打开后格式错乱；内部成本和毛利表可以继续用 Google Sheets 维护。
FOB、CIF、DDP 不要只写缩写，第一次报价时最好写完整地点和费用边界。

可复制素材

外贸报价单模板和发送前检查表

首次发送报价邮件

SubjectQuotation for Product - Trade term Port/Address

Hi Name,

Please find attached our quotation sheet for Product. The price is based on Quantity, Trade term Port/Address, with Lead time production lead time after deposit and confirmation.

I marked the MOQ, packing details, payment terms and quotation validity in the sheet. If the quantity or destination changes, I can update the FOB/CIF/DDP option for your comparison.

Would you like me to prepare a Proforma Invoice for this quantity, or should I quote another quantity tier first?

客户嫌价格高时的跟进

SubjectRevised option for Product quotation

Hi Name,

I understand the target price is important. The current price includes Packing/Material/Trade term, so I do not want to simply reduce quality without telling you.

There are three possible adjustments: increase quantity to Quantity, change packing to Packing option, or quote FOB instead of DDP/CIF. I can update the quotation sheet with these options for your review.

Which option would be closer to your buying plan?

客户可见字段

Quotation no.、quotation date 和 valid until
Supplier、buyer、联系人和联系方式
产品图、型号、规格、材质和用途说明
MOQ、数量阶梯、单位、单价、总价和币种
FOB/CIF/DDP 贸易术语、港口或最终地址
包装方式、箱规、毛重、体积和装柜信息
样品周期、生产周期、预计运输方式和付款条件

FOB/CIF/DDP 报价核对

FOB 是否包含国内拖车、出口报关和起运港本地费用
CIF 是否写明目的港、海运费、保险范围和不含目的港费用
DDP 是否确认 HS Code、关税、VAT、清关主体和末端派送范围
运费是否绑定有效期，是否说明旺季、燃油和汇率变化可调整
客户更改数量、地址或包装后是否必须重新报价
价格是否保留目标毛利率和风险缓冲

发出前复核

报价文件名包含客户名、日期和版本号，例如 Quotation-ABC-20260707-v1.pdf
PDF、内部成本表和邮件正文金额一致
贸易术语地点写完整，例如 FOB Ningbo、CIF Los Angeles 或 DDP Customer Warehouse
备注里写清不包含税费、清关、派送、银行费或认证费的情况
价格、MOQ、交期、付款条件和有效期没有互相矛盾
邮件正文说明下一步：确认样品、确认数量、调整数量阶梯或安排 PI

失败排查表

客户只看单价后继续压价

报价没有解释数量阶梯、包装、交期、贸易术语和服务范围，客户只能把你和最低价供应商比较。

把价格成立条件写在单价旁边，并给一个可选方案，例如更高数量、更简包装或改 FOB 后的价格。

客户转发给老板后反复问基础问题

报价单没有独立说明产品规格、交期和付款条件，信息只散落在邮件里。

让报价单本身可独立阅读，邮件只做摘要和下一步动作。

客户以为 DDP 已经包含所有费用

报价只写 DDP，没有说明税费、清关资料、偏远派送、查验和地址变化的边界。

在备注里写清 DDP 包含项和不包含项，并注明 HS Code、目的地址或税率变化时需要重新确认。

成交后 PI 和报价单口径不一致

报价版本没有归档，后续手工复制时漏改数量、贸易术语或包装。

报价单、PI、CI、Packing List 共享同一组订单字段，并在客户确认后锁定版本。

报价单版本复盘字段

这张表用来复盘报价是否有效，而不是只保存发出去的 PDF。

用在哪里

把每次报价记录到客户跟进表里，后续看哪些国家、产品、贸易术语和价格区间更容易推进。运费、关税和 HS Code 口径拿不准时，先从物流与合规工具页把估算和查询入口跑一遍，再更新报价。

报价单模板 FOB/CIF/DDP 计算器物流与合规工具页

先从订单或确认邮件补齐产品、数量和交付条件。
填写成本、币种、贸易术语、重量体积和单证字段。
交叉核对金额、数量、品名、箱数和版本。
存档源文件、发出版和后续变更记录。

客户名称报价日期报价版本产品型号数量MOQ贸易术语目的地报价口径报价金额运费和税费口径目标毛利率最低可接受价有效期报价邮件主题客户打开或回复情况客户反馈压价点可让步项下一版调整点是否进入 PI丢单原因下次报价调整

落地复盘

落地这篇「外贸报价单模板怎么做：Quotation Sheet 字段、FOB/CIF/DDP 与邮件话术」时，先选一笔真实或可核对的订单，把产品、数量、币种、贸易术语、重量体积和交付条件补齐。报价和单证的价值是让条件可核对、可追溯，而不是把模板填满。

复盘时对照订单源数据、计算依据和 Google Sheets、Notion、Canva 的输出，检查品名、数量、金额、术语、箱数和版本是否一致。发出前由另一人交叉检查，发出后保留源文件、PDF 和变更记录。

下一步动作

先做一个标准英文 quotation sheet，再按产品线复制。每次报价后记录客户是否回复、是否压价、最终成交价格和采用的 FOB/CIF/DDP 条件，用历史数据修正下一次报价策略。

FAQ

这篇教程的常见问题